In de complexe zakenwereld van tegenwoordig moet integriteit stevig worden verankerd in onze waarden, cultuur en dagelijkse bedrijfsvoering. Integriteit betekent voor ons dat we altijd volgens de hoogste professionele en ethische normen werken en dat we vertrouwen scheppen door open, eerlijk en verantwoord te handelen. Door integer te zijn, geven we invulling aan onze hoge mate van verantwoordelijkheid jegens klanten, aandeelhouders, zakenpartners en onze mensen, het publiek, overheden en de wetten en cultuur van de landen waarin we actief zijn. De Algemene Bedrijfsprincipes van Arcadis geven invulling aan onze visie op bedrijfsethiek en vormen onze gedragscode. De AGBP zijn overal ter wereld en op elk niveau het uitgangspunt voor onze zakelijke beslissingen en activiteiten, en gelden zowel voor het bedrijf als voor individuele werknemers die bij Arcadis actief zijn. Arcadis begrijpt dat ware integriteit in onze dagelijkse bedrijfsvoering wordt gewaarborgd door naleving van de principes van de AGBP van onze werknemers en derden met wie wij zaken doen.
Toezicht
Arcadis begrijpt dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de implementatie en toepassing van de AGBP bij de Raad van Bestuur van Arcadis en de primaire verantwoordelijkheid bij de operationele entiteiten (eerste verdedigingslinie) ligt. Het Corporate Compliance Committee bestaat uit de General Counsel, de Chief People Officer (lid van het Executive Leadership-team) en de Global Compliance Officer. De Global Compliance Officer rapporteert over AGBP-integriteit, naleving en relevante (beweerde) kwesties aan het Corporate Compliance Committee, aan de CEO van Arcadis en het Arcadis Audit & Risk Committee van de Supervisory Board (AARC) of rechtstreeks aan de Supervisory Board. Op regionaal niveau wordt voor naleving gezorgd door een Compliance Officer en een Compliance Committee. Elke Compliance Committee omvat de Compliance Officer en een expert op het gebied van juridische zaken en HR. De Compliance-functie is de tweede verdedigingslinie die hulp en ondersteuning biedt voor de eerste verdedigingslinie met identificatie en analyse van cruciale risico’s ten aanzien van regelgeving en naleving van beleid, herkenning van trends, vermindering van nalevingsrisico’s via introductie van beleidsregels, normen, procedures en richtlijnen, inclusief training, bewustwording en periodieke beoordeling van de effectiviteit van de maatregelen die zijn getroffen om risico’s te verminderen.
De Internal Audit-functie voorziet in de derde verdedigingslinie en de prioriteiten voor Internal Audit zijn gedefinieerd in een jaarlijks auditplan dat mogelijk risico’s in relatie tot AGBP-integriteit of naleving omvat. Onze Specific Anti-Corruption Standards (SACS) bieden duidelijke richtlijnen voor het accepteren van geschenken en uitnodigingen en het doen van betalingen aan derden. Door de SACS op te nemen in de AGBP onderschrijft Arcadis het UN Global Compact-principe voor corruptiebestrijding. In de loop van het jaar werden er in diverse regio’s en landen trainingssessies ter bestrijding van corruptie gegeven door leidinggevenden en Compliance Officers, afgestemd op plaatselijke wetten en voorschriften.
Omgaan met dilemma’s
De AGBP kan onmogelijk alle dilemma’s voorzien waarmee we in onze dagelijkse activiteiten in elke jurisdictie en sector te maken kunnen krijgen. Daarom hebben we op dit punt een actief beleid: dilemma’s herkennen en verantwoordelijkheid nemen om deze op te lossen. Arcadis stimuleert werknemers om zakelijke dilemma's onderling en met leidinggevenden te bespreken zodat integriteit een vaste plaats in onze bedrijfscultuur krijgt. Scenario’s in relatie tot AGBP in het echte leven worden vertaald naar geanonimiseerde dilemma’s die via training worden teruggekoppeld naar het bedrijf om bewustwording te vergroten en ervoor te zorgen dat de geleerde lessen impact en effect hebben.
Waarde voor klanten
Als betrouwbare partner voor onze klanten stellen we alles in het werk om diensten te leveren op een manier die rekening houdt met de belangen van belanghebbenden. We hanteren daarbij voorwaarden die ons professionele oordeel niet in de weg staan en ons de mogelijkheid bieden om zoveel mogelijk waarde voor onze klanten te creëren. Naar onze klanten toe zijn wij transparant over belangenverstrengeling die zou kunnen ontstaan bij het uitvoeren van onze diensten.
Goed werkgeverschap
Werknemers van Arcadis zijn de sleutel tot ons succes, en wij respecteren mensen- en werknemersrechten zodat de werknemers kunnen werken in een veilige, gezonde, professionele omgeving waarin iedereen zich gesteund voelt. Wij stimuleren betrokkenheid en ondersteunen persoonlijke ontwikkeling met een breed pakket aan beleidsmaatregelen en initiatieven. Arcadis-medewerkers krijgen, ongeacht hun achtergrond of geloof, gelijke kansen op persoonlijke erkenning, promotie, loopbaanontwikkeling en beloning. Geen enkele vorm van discriminatie wordt getolereerd. Het beleid voor mensen- en werknemersrechten is in 2021 vernieuwd en is in gelijke mate van toepassing op werving, onze leveringsketens en inkoop.
Het beleid wordt ondersteund door een driejarige Human Rights Roadmap om implementatie te bevorderen. Dit beleid beschrijft onze ambities in overeenstemming met wereldwijde verwachtingen voor onze eigen activiteiten, onze leveringsketens, waaronder inkoop, en voor het projectwerk dat wij voor onze klanten doen.
Toezicht en verantwoording
Arcadis eist van alle werknemers dat zij de AGBP en SACS begrijpen, ondertekenen en naleven wanneer Arcadis-werknemers om het jaar een online training voltooien die is gericht op vergroting van de bewustwording ten aanzien van onze AGBP en waarden. Deze training behandelt specifiek kwesties zoals corruptie, omkoping, belangenverstrengeling, concurrentiebeperkende praktijken en andere risico’s waaraan onze mensen mogelijk worden blootgesteld. De training werd in 16 talen geïntroduceerd in november 2020. Werknemers die bij Arcadis komen werken, moeten binnen 30 dagen na het begin van het dienstverband de AGBP-training met succes voltooien. In 2021 heeft in totaal 94% van alle werknemers de AGBP-training met succes gevolgd. De volgende ronde van deze integriteitstraining wordt voor al onze werknemers georganiseerd in 2022.
Arcadis controleert – via rapportage over (beweerde) AGBP-kwesties en halfjaarlijkse rapportage over de voortgang op basis van het jaarlijkse opgestelde Global Integrity & Anti-Corruption Program – elk kwartaal of alle werknemers in alle werkmaatschappijen de AGBP naleven. Daarnaast certificeert het management van alle werkmaatschappijen via een jaarlijks Document of Representation de naleving en effectiviteit van wereldwijde maatregelen in relatie tot de Arcadis Risk Category of Regulatory & Policy Compliance.
Integriteitslijn
Kwesties op het gebied van integriteit kunnen bij Arcadis wereldwijd anoniem worden gemeld via de Integrity Line, die door een externe partij wordt beheerd voor het geval dat mensen dat liever niet bij hun lijnmanager of, hogerop, bij hun Compliance Officer doen. De Integrity Line is voor onze werknemers 7 dagen per week 24 uur per dag bereikbaar in 16 talen. Meldingen van potentieel wangedrag of het vermoeden daarvan of andere AGBP-kwesties kunnen worden gedaan in de moedertaal van de werknemer.
1. Werknemers die tijdens de maand december in dienst kwamen of die op 31 december langdurig met verlof of langdurig afwezig zijn, hebben de AGBP-training/test mogelijk op 31 december nog niet gevolgd. Daarom is het waarschijnlijk dat Arcadis op 31 december van het betreffende rapportagejaar geen succes van 100% kan halen.
In 2021 werd in totaal een aantal van 91 beweerde schendingen van de AGBP gemeld via de diverse kanalen, waaronder het Arcadis Corporate Compliance Committee (2020: 72). Alle beweerde schendingen werden beoordeeld en, waar nodig, verder onderzocht of besproken, behalve 24 beweerde schendingen die nog worden beoordeeld of, waar nodig, worden onderzocht. Daarnaast waren er 5 meldingen van beweerde schendingen van vóór 2021 die gedurende het jaar nog werden beoordeeld of, waar nodig, werden onderzocht. Ongepast gedrag (werkgerelateerd) was de categorie met de meeste meldingen.
Er waren op basis van onze beoordeling en/of ons onderzoek geen bevestigde corruptie- of omkopingsincidenten in 2021. Overtreding van de AGBP kan leiden tot sancties, waaronder ontslag. In het bedrijf als geheel waren er bij Arcadis 13 ontslagen vanwege overtredingen van de AGBP. Arcadis stelt werknemers niet aansprakelijk voor omzetverlies als dat wordt geleden doordat ze de AGBP en rapportagevereisten naleven. Arcadis heeft ook een rapportageprocedure geïntroduceerd die beschikbaar is voor externe belanghebbenden (leveranciers, klanten en andere derden) om te rapporteren over mogelijk inbreuk op de AGBP en/of hieraan gerelateerde beleidsregels. Deze procedure omvat een anonieme wereldwijde Integrity Line die wordt beheerd door een derde.
Deze anonieme externe Integrity Line is 7 dagen per week 24 uur per dag beschikbaar voor het geval onze belanghebbenden liever niet rechtstreeks bij hun contactpersoon binnen Arcadis hun zorgen uiten over wangedrag of onregelmatigheden. De beschikbaarheid van de externe Integrity Line van Arcadis volgt ook nieuwe regulerende vereisten (incl. de EU Whistleblower Directive) en UN Guiding Principles for Business and Human Rights. Meldingen kunnen via lokale telefoonnummers of het internet worden gedaan in de eigen taal.
Arcadis heeft ook een rapportageprocedure voor zijn belanghebbenden waarmee zij zorgen kunnen delen over mogelijke schending van de Algemene bedrijfsprincipes en hieraan gerelateerde beleidsregels zoals de Specific Anti-Corruption Standards, het Duurzaamheidsbeleid, het beleid inzake mensen- en werknemersrechten en het Inkoopbeleid. Deze procedure omvat een anonieme wereldwijde Integrity Line die wordt beheerd door een derde. Deze Arcadis Integrity Line is 7 dagen per week 24 uur beschikbaar voor het geval onze belanghebbenden liever niet rechtstreeks bij hun contactpersoon binnen Arcadis hun zorgen uiten over wangedrag of onregelmatigheden met betrekking tot de samenwerking met Arcadis. Meldingen kunnen via lokale telefoonnummers of het internet worden gedaan in de eigen taal.
Arcadis zal de zorgen van onze belanghebbenden onderzoeken, behandelen en hierop reageren en de noodzakelijke actie ondernemen in antwoord op mogelijke schendingen. Arcadis begrijpt dat gerapporteerde zorgen een derde kunnen betreffen of vertrouwelijk zijn, en Arcadis garandeert dat deze zorgen als zodanig zullen worden behandeld, zonder repercussies voor meldingen die in goed vertrouwen zijn gedaan. Als belanghebbenden een kwestie willen melden, dan kunnen zij ook een e-mail sturen naar compliance@arcadis.com. Voor informatie over hoe wij persoonlijke gegevens verwerken of hoe u contact kunt opnemen met ons Privacy Office, ga dan naar ons Privacybeleid.
Laatst bijgewerkt: 12 april 2022