Bien difficile donc de prédire l’avenir, tellement celui-ci est porteur d’incertitudes mais, quelle que soit l’ampleur du choc, il est certain que les entreprises seront amenées à revoir leur structure de coûts. Pour celles louant leurs espaces de travail, cette démarche va se concrétiser par une réévaluation des coûts immobiliers. Rappelons que l’immobilier représente le deuxième poste de dépense dans une entreprise, après les salaires.

Parce que les coûts immobiliers sont fixés par le contrat de bail, le sujet devra être abordé entre bailleur et preneur, et se résoudre au cas par cas.

D’où l’importance de bien préparer votre dossier, et de ne pas contacter le représentant du propriétaire avant d’avoir réalisé les étapes décrites ci-dessous.

PHASE DE PREPARATION: établir une stratégie de négociation

1ère étape : auditer les dispositions juridiques de son bail

Relire votre bail pour en comprendre ses clauses est le premier réflexe à avoir. Il faut lister les obligations du propriétaire et du locataire.  S’agit-il d’un bail longue durée ? Ou bien d’un bail avec échéances triennale, appelé 3/6/9 ? Quelle est la durée de notification en cas de résiliation ? La sortie anticipée des locaux ou d’une partie des surfaces est-elle stipulée ? Votre bail mentionne-t-il des autorisations à la sous location ? Sous quelles conditions ?

Autant de points qu’il va falloir noter, synthétiser car ce seront les éléments structurants de votre argumentaire vis-à-vis du bailleur.

2ème étape : modéliser les éléments financiers du bail

Ensuite, il faut comprendre les mécanismes financiers du bail. Quel est le loyer de base, le montant prévisionnel des charges et impôts ? A quelle date est prévue la prochaine indexation ? Quel est son indice d’indexation ? Un dépôt de garantie a-t-il été versé, une GAPD est-elle en cours ? Quelles sont les mesures d’accompagnement auxquelles avait consenti votre bailleur ?

Puis, si cela n’est pas fait, il faut synthétiser les cash-flows du loyer depuis le premier jour du bail. Il peut être utile de se rapprocher de la comptabilité fournisseur afin d’établir un tableau, récapitulant les montants versés par le preneur au bailleur depuis que le contrat de bail est effectif.  Dans ce tableau, doivent figurer le loyer de base, les charges, les indexations annuelles, le dépôt de garantie, d’éventuelles pénalités de retard.

3ème étape : préparer le dossier

Les deux précédentes étapes vont permettre de dessiner le profil de la stratégie de discussion avec votre bailleur. N’hésitez pas à faire appel à un conseil pour revalider les options légales à votre portée. Etablissez une stratégie à deux volets, afin de définir l’objectif optimal / minimal de ces discussions (best case / worst case scenario).

Il vous faudra évaluer, dans cette phase de préparation, les arguments qui pourront être acceptables pour un bailleur, ou bien au contraire, ceux qui bloqueront toute velléité de discussion. L’objectif est de modéliser l’arbre des possibles en se mettant à la place de votre bailleur afin de trouver une proposition d’accord gagnant-gagnant.

PHASE DE CONCRETISATION: échanger avec votre bailleur

N’hésitez pas à être transparent avec votre bailleur sur la réalité de la situation, cela l’aidera à sa compréhension globale des enjeux. Réduction de loyer, libération anticipée de certains espaces, sous-location, rachat de bail, utilisation de la caution, sont autant d’outils que vous pouvez utiliser, avec l’accord de votre bailleur pour diminuer vos coûts immobiliers.

Gardez à l’esprit que, sur la plupart des marchés et secteurs, un bailleur préférera sécuriser la liquidité de son actif en conservant son locataire (et donc le paiement de loyers) plutôt que de prendre le risque d’avoir des locaux vacants à court ou moyen terme.

En ces temps de crise où les sujets d’attention sont nombreux, entamer cette démarche peut s’avérer complexe ou fastidieuse pour toute société dont la gestion immobilière n’est pas le cœur de métier.  L’équipe Business Advisory d’Arcadis est à votre disposition pour vous aider et vous accompagner selon votre besoin.